佐賀大学 規程集

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国立大学法人佐賀大学文書処理規程
(平成16年4月1日制定)
目 次
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は,国立大学法人佐賀大学(以下「本法人」という。)における文書の処理,決裁及び保存等について定め,もって事務の適正,迅速かつ円滑な処理を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。
(1) 文書 その内容が本法人の所掌事務に係る文書で次のものをいう。ただし,第8章においては,帳簿,台帳,図書等を含むものとする。
ア 起案文書
イ 組織名又は職名を宛名とする接受文書
ウ 組織名又は職名をもって発送する文書
(2) 文書担当者 各部局において,文書の接受及び発送等の事務を所掌する担当者をいう。
(3) 主管課等 当該文書の処理を所掌する課,事務部又は監査室をいう。
(4) 決裁 それぞれの文書について最終責任者の承認を得ることをいう。
(文書取扱い上の心得)
第3条 文書は,常に丁寧に取り扱うとともに,その受渡しを確実に行い,汚損又は紛失することがないよう注意しなければならない。
2 文書は,一定の箇所に整理して保管し,常にその所在を明らかにしておかなければならない。
3 文書の処理は,迅速かつ的確に行い,出張,休暇等で不在になるときは,懸案中の文書の処理状況について,上司に申し出て,事務に支障がないようにしなければならない。
第2章 接受及び配布
(接受)
第4条 第2条第1号イに掲げる文書は,文書担当者において接受するものとする。
2 第2条第1号イに掲げる文書が,直接主管課等に送達されたときは,速やかに文書担当者へ回付し,接受の手続を受けなければならない。ただし,あいさつ状,案内状等簡易な文書については,この限りでない。
(開封及び受付)
第5条 文書担当者は,親展文書及び書留郵便物以外の文書(以下「普通文書」という。)を接受したときは,直ちに開封し,係長が点検の上,佐賀大学統合文書管理システム(以下「文書管理システム」という。)に文書の接受に係る所要事項を入力し,当該文書の下方余白に受付印を押して受付年月日及び受付番号を記入しなければならない。ただし,あいさつ状,案内状等簡易な文書は,文書管理システムへの入力を省略することができる。
(配布)
第6条 前条の接受手続を終えた文書は,主管課等に配布するものとする。
2 前項において,当該文書に係る事務が複数の課,事務部又は監査室に渡る文書については,当該文書の目的,主旨に照らし,主として当該文書を主管すべき課,事務部又は監査室に配布するものとする。
3 配布を受けた主管課等は,文書管理システムに当該文書の受領に係る所要事項を入力しなければならない。
4 主管課等を誤って配布された文書は,当事者間で移管を行わず,直ちに文書担当者に返付しなければならない。
(特殊文書の取扱い)
第7条 親展文書,書留郵便物,電報その他接授の記録が必要と認められる郵便物等は,特殊郵便物受付簿(様式第1号)に必要事項を記載し,受領印又は受領する文書担当者の自署を徴して名宛人に配布するものとし,親展文書については,名宛人が開封するものとする。
2 名宛人が不在のため事務処理に支障を来すと認められる親展文書は,前項の規定にかかわらず,名宛人の直近下位の職にある者で当該文書に係る事務を所掌すると認められる者(係長以下の者を除く。)が開封することができる。
3 前2項により開封した文書で普通文書として取り扱うことが適当と認められたものは,文書担当者に回付して接受の手続を行うものとする。
第3章 起案及び供閲
(文書処理の方法)
第8条 配布を受けた文書は,起案又は供閲によって処理しなければならない。この場合において,重要と認められるものは,あらかじめ上司の指示を受けたのち処理するものとする。
(起案)
第9条 文書の起案は,原則として文書管理システムを用い国立大学法人佐賀大学原議書(様式第2号。以下「原議書」という。)により,事案ごとに行うものとする。ただし,学内往復文書等で簡易な文書にあっては,国立大学法人佐賀大学簡易原議書(様式第3号)を用いることができる。
2 起案文書の用字,用語及び書式等は,「公用文作成の要領」等現行の国語表記の基準及び文部科学省編集「公文書の書式と文例」等によるものとする。
3 文字は,正しく丁寧に書かなければならない。
4 起案文書には,参考事項を付記し,必要な関係資料を添付するものとする。
5 起案文書は,左とじとする。ただし,関係資料が添付されている文書は,右とじとすることができる。
6 電報の起案は,国立大学法人佐賀大学電報原議書(様式第4号)を用いて行い,文案は簡略にするものとする。
(起案文書の区分)
第10条 起案文書には,当該文書の性質を表す簡明な語句を件名の末尾に括弧書きして,その区分を明示するものとする。
2 前項の語句を例示すると,次に掲げるとおりである。
(1) 通知 一定の事実,処分等を伝達する文書
(2) 依頼 一定の行為について特定の相手に協力を求める文書
(3) 照会 一定の事実の有無等について問い合わせる文書
(4) 協議 他の機関等に協議する文書
(5) 回答 依頼,照会,協議等に対して回答する文書
(6) 上申 人事発令等に関する申請文書
(7) 申請 許可,認可,承認等を求める文書
(8) 報告 法令等に基づいて報告する文書
(9) 証明 事実の証明に関する文書
(10) 契約 契約の締結に関する文書
(供閲)
第11条 次に掲げる文書は,当該文書の上方余白に押印欄を作成し,速やかに関係者の閲覧に供するものとする。
(1) 起案を要しない文書
(2) 起案以前に上司の指示を受ける必要のある文書
(3) 起案以前に関係者の閲覧に供する必要のある文書
第4章 合議及び回議
(合議)
第12条 起案文書は,その内容によっては,決裁に先立って関係部課,事務部又は監査室に合議しなければならない。ただし,決裁後に当該文書の写しを送付する等の方法をもって足りる場合は,この限りでない。
(合議文書の修正)
第13条 合議を受けた文書について,異なる意見があるとき又は修正の必要があるときは,起案した課,事務部又は監査室と協議しなければならない。
(至急文書の回議)
第14条 至急に処理を要する起案文書は,原議書の所定の箇所に付箋を貼り付けて回議するものとする。
2 前項の文書の回議を受けた者は,他の文書に優先して当該文書を処理しなければならない。
第5章 決裁
(決裁の原則)
第15条 起案文書は,発信名義者の決裁を得て施行しなければならない。
2 学長の決裁を要する起案文書で理事の所掌事項に該当するものは,あらかじめ当該担当理事の承認を得なければならない。
(代理決裁)
第16条 決裁者が出張,休暇等で不在の場合,至急に処理を要する文書については,特に重要なものを除き,次の表に定めるところにより代理決裁させることができる。ただし,事後において決裁者の承認を得なければならない。

決 裁 者

代理決裁者

備      考

学長

事務局長

保健管理センター長

共済組合支部長にあっては,出納役である総務部長

事務局長

総務部長

財務部長

環境施設部長

学務部長

学術研究協力部長

総務部長

総務部総務課長

総務部企画評価課長

総務部人事課長

総務部情報管理課長

財務部長

財務部財務課長

財務部経理調達課長

環境施設部長

環境施設部企画管理課長

環境施設部施設課長

学務部長

学務部教務課長

学務部学生生活課長

学務部入試課長

学務部就職支援課長

学術研究協力部長

学術研究協力部研究協力課長

学術研究協力部社会連携課長

学術研究協力部国際課長

学術研究協力部情報図書館課長

リージョナル・イノベーションセンター長

学術研究協力部長

アドミッションセンター長

学務部長

キャリアセンター長

学務部長

国際交流推進センター長

学術研究協力部長

各学部長

各学部事務長(医学部にあっては,事務部長)

学校教育学研究科長

教育学部事務長

 

全学教育機構長

学務部長

医学部事務部長

総務課長

経営管理課長

学生課長

医事課長

附属図書館長

学術研究協力部長

美術館長

学務部長

 

保健管理センター長

学務部学生生活課長

共同利用・共同研究教育拠点及び各学内共同教育研究施設の長

総務部情報管理課長

学術研究協力部研究協力課長

学術研究協力部国際課長

 

 

附属学校(園)長

附属学校(園)教頭

附属病院長

医学部事務部長

附属アグリ創生教育研究センター長

農学部事務長

(専決)
第17条 定例的又は定型的な起案文書のうち簡易なものについては,第15条第1項の規定にかかわらず,専決者を定めて専決させることができる。
2 専決事項及び専決者は,別表第1のとおりとする。ただし,特別の事情がある場合は,この限りでない。
第6章 施行
(施行の日)
第18条 起案文書の施行の日は,決裁を得た日とする。ただし,特別の理由があるものは,この限りでない。
(文書記号及び文書番号)
第19条 決裁を得た文書は,主管課等において文書管理システムに,決裁に係る所要事項を入力し,原議書に施行年月日,文書記号及び文書番号を記入しなければならない。ただし,あいさつ状,案内状等簡易な文書及び学内往復文書については,文書記号及び文書番号の記入を省略することができる。
2 文書記号は,別表第2のとおりとする。
3 文書番号は,毎年4月1日に更新するものとする。
(浄書及び照合)
第20条 文書の浄書及び照会は,原則として主管課等において行うものとする。
(公印の押印)
第21条 発送する文書は,原議書を添えて,国立大学法人佐賀大学公印規程(平成16年4月1日制定)第6条に規定する公印管守責任者又は公印管守補助者に提出し,公印の押印を受けなければならない。ただし,送付状等の軽易な文書及び学内往復文書等については,原則として公印の押印を省略するものとする。
2 公印の取扱い等については,国立大学法人佐賀大学公印規程の定めるところによる。
(文書の訂正)
第22条 公印管守責任者及び公印管守補助者は,公印を押印する文書に誤字,脱字その他公文書として不適当なものを発見したときは,主管課等に連絡して訂正させることができる。
(発送)
第23条 文書の発送は,文書担当者において行うものとする。ただし,使送による場合は,主管課等において行うことができる。
2 郵送する文書は,公用郵便物発送請求書(様式第5号)に,必要事項を記載し,発送するものとする。
3 起案者は文書の発送が完了したときは,文書管理システムに当該文書の発送に係る所要事項を入力しなければならない。
4 電報は,電報原議書によって発信するものとする。
5 主管課等は,第3項の手続を終えたときは,原議書に発送年月日を記入しなければならない。
(完結)
第24条 文書は,当該案件の処理を終えたときをもって完結するものとする。
第7章 秘密文書の取扱い
(秘密文書)
第25条 秘密文書の特例については,この章に定めるところによる。
2 この章で「秘密文書」とは,秘密の保護が必要な事項が記載されている文書をいう。
3 秘密文書の指定及び作成は,必要最低限にとどめるよう努めるものとする。
(秘密文書の取扱い原則)
第26条 秘密文書は,他の文書と区別して取り扱い,当該文書の処理に関係ある者以外の者には,その内容を漏らしてはならない。
(秘密区分及びその指定等)
第27条 秘密文書の区分は,次に掲げるところによる。
(1) 秘 関係者以外には知らせてはならないもの
(2) 部外秘 前号以外の秘密文書であって,通常部内のみの使用にとどめるもの
2 前項の規定による秘密文書の区分の指定は,主管の課長,事務長又は監査室長(以下「主管課長」という。)が行うものとし,当該文書にその区分を明示するものとする。
(決裁等)
第28条 秘密文書の決裁,合議等は,前条の区分を表示し,主管課長又はそれらの指名する者が,持ち回りしなければならない。
(複製)
第29条 職員は,秘密文書を複製してはならない。ただし,当該文書を秘密文書として指定した者の承認を得たときは,複製することができる。
2 秘密文書を2部以上作成し,又はその写しを作成した場合は,その配布先を明らかにしなければならない。
(保管)
第30条 秘密文書を保管するときは,金庫等施錠のできる書庫に保管するものとする。
(他の行政機関等の秘密文書の取扱い)
第31条 他の行政機関等から接受した秘密文書は,当該秘密文書の区分を尊重し,この章に定めるところに準じて取り扱うものとする。
第8章 保存
(分類及び編集)
第32条 完結した文書は,事項別及び保存期間別に分類し,次の各号により簿冊に編集して保存しなければならない。
(1) 簿冊は,原則として会計年度別又は暦年別とする。
(2) 簿冊は,文書の完結順に編集する。
(3) 簿冊ごとに編集目録を付し,背表紙(様式第6号)を貼り付ける。
(完結文書の保存)
第33条 完結した文書の保存については,国立大学法人佐賀大学法人文書管理規程(平成23年3月23日制定)の定めるところによる
第9章 雑則
(雑則) 
第34条 この規程に定めるもののほか,文書管理の細目に関し必要な事項は,事務局及び保健管理センターにあっては学長が,部局にあっては学長の承認を得て部局の長がそれぞれ定めるものとする。
(疑義の決定)
第35条 この規程の運用に関して疑義があるときは,事務局長が決定する。
 
 
附 則
1 この規程は,平成16年4月1日から施行する。
2 法人化前の佐賀大学,統合前の佐賀大学及び佐賀医科大学並びに旧制諸学校関係文書の保管部課等は,次の表のとおりとする。

学校等

文書区分

保管部課

備        考

佐賀高等学校

庶務関係文書

総務部人事課

人事関係書類のみ

会計関係文書

理工学部

学務関係文書

学務部教務課

台帳類のみ

第15臨時教員養成所

会計関係文書

理工学部

学務関係文書

学務部教務課

台帳類のみ

佐賀師範学校

教育学部

人事関係書類は,総務部人事課保管

佐賀青年師範学校

教育学部

佐賀大学(法人化前及び統合前)

庶務関係文書

総務部総務課

人事関係書類は,総務部人事課保管

会計関係文書

財務部財務課

学務関係文書

学務部教務課

学部関係文書

各学部

文理学部関係文書

理工学部

学務関係台帳類は,学務部教務課保管

教養部関係文書

学務部教務課

佐賀医科大学

医学部

附 則(平成17年4月1日改正)
 この規程は,平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成17年7月1日改正)
 この規程は,平成17年7月1日から施行する。
附 則(平成18年7月31日改正)
 この規程は,平成18年7月31日から施行し,平成18年5月1日から適用する。ただし,改正後の別表第2中情報図書館課に係る部分は,平成18年7月1日から適用する。
附 則(平成19年2月28日改正)
 この規程は,平成19年2月28日から施行し,平成18年8月1日から適用する。
附 則(平成19年6月15日改正)
 この規程は,平成19年6月15日から施行し,平成19年4月1日から適用する。
附 則(平成20年12月1日改正)
 この規程は,平成20年12月1日から施行し,アドミッションセンター及びキャリアセンターの設置並びに主幹付の設置に関する改正は,平成19年10月1日から適用し,課長補佐及び事務長補佐の廃止並びに副課長及び専門職の設置並びに係の廃止に関する改正は,平成20年4月1日から適用する。
附 則(平成22年7月6日改正)
 この規程は,平成22年7月6日から施行し,平成22年7月1日から施行する。
附 則(平成22年10月28日改正)
 この規程は,平成22年11月1日から施行する。
附 則(平成23年3月23日改正) 
 この規程は,平成23年4月1日から施行する。 
附 則(平成23年4月1日改正) 
 この規程は,平成23年4月1日から施行する。 
附 則(平成23年9月28日改正) 
 この規程は,平成23年10月1日から施行する。 
附 則(平成24年3月28日改正) 
 この規程は,平成24年4月1日から施行する。 
附 則(平成24年7月24日改正) 
 この規程は,平成24年7月24日から施行する。 
附 則(平成24年9月26日改正) 
 この規程は,平成24年10月1日から施行する。 
附 則(平成25年3月29日改正) 
 この規程は,平成25年4月1日から施行する。 
附 則(平成25年6月26日改正) 
 この規程は,平成25年6月26日から施行する。 
附 則(平成25年6月26日改正) 
 この規程は,平成25年7月1日から施行する。 
附 則(平成26年3月26日改正) 
 この規程は,平成26年4月1日から施行する。 
附 則(平成26年9月19日改正) 
 この規程は,平成26年9月19日から施行する。 
附 則(平成27年7月22日改正)
 この規程は,平成27年10月1日から施行する。
   附 則(平成27年9月25日改正) 
 この規程は,平成27年9月25日から施行する。 
附 則(平成28年3月25日改正) 
 この規程は,平成28年4月1日から施行する。 
附 則(平成29年9月27日改正) 
 この規程は,平成29年10月1日から施行する。
附 則(平成30年3月28日改正)
 この規程は,平成30年4月1日から施行する。
附 則(平成31年2月15日改正)
 この規程は,平成31年2月15日から施行する。
 
 
別表第1(第17条関係
別表第2(第19条関係) 
 
様式第1