佐賀大学 規程集

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国立大学法人佐賀大学個人情報管理規程
(平成18年3月16日制定)
目 次
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は,国立大学法人佐賀大学個人情報保護規則(平成17年3月15日制定。以下「規則」という。)第21条の規定に基づき,国立大学法人佐賀大学(以下「本法人」という。)の保有する個人情報の適切な管理に関し必要な事項を定めるものとする。
2 本法人の保有する個人情報の適切な管理については,独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第59号。以下「法」という。),独立行政法人等の保有する個人情報の適切な管理のための措置に関する指針(平成16年9月14日行政管理局長通知),「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及びその他法令等に別段の定めがあるもののほか,この規程の定めるところによる。
(定義)
第2条 この規程における用語の定義は,次項に定めるもののほか,規則第2条に定めるところによる。
2 この規程における「特定個人情報ファイル」とは,番号法第2条第9項に規定する個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
第2章 管理体制
(個人情報保護管理者等)
第3条 本法人に置く個人情報保護管理者等及びその任務については,規則第3条及び第4条に定めるところによる。
(監査責任者)
第4条 本法人に,監査責任者を置き,事務局長をもって充てる。
2 監査責任者は,本法人における保有個人情報の管理の状況について監査する。
(個人情報ファイルの保有,廃止等に関する届出)
第5条 部局等責任者は,個人情報ファイルを保有したときは,別記様式第1号により,管理者に届け出なければならない。
2 部局等責任者は,前項に届け出た事項を変更したときは,別記様式第2号により,管理者に届け出なければならない。
3 部局等責任者は,個人情報ファイルを廃止若しくは移管したとき,又は個人情報ファイルの要件を具備しなくなったときは,別記様式第3号により,管理者に届け出なければならない。
(保有個人情報の適切な管理のための委員会)
第6条 本法人における保有個人情報の管理に係る重要事項の決定,連絡,調整等は,国立大学法人佐賀大学情報公開・個人情報保護委員会において行う。
第3章 教育研修
第7条 管理者は,保有個人情報の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し,保有個人情報の取扱いについて理解を深め,個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。なお,保有個人情報の取扱いに従事する派遣労働者についての労働者派遣契約は,保有個人情報の適切な取扱いを行うことに配慮したものでなければならない。
2 管理者は,保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し,保有個人情報の適切な管理のために,情報システムの管理,運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 管理者は,部局等責任者,部局等副責任者,取扱主任及び取扱担当者に対し,部局等の現場における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を実施する。
4 部局等責任者は,当該部局等の職員に対し,保有個人情報の適切な管理のために,管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第4章 職員の責務
第8条 職員は,法の趣旨に則り,関連する法令,規程等の定め並びに管理者,部局等責任者及び取扱主任の指示に従い,保有個人情報を取り扱わなければならない。
第5章 保有個人情報等の取扱い
(アクセス制限)
第9条 部局等責任者は,保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,当該保有個人情報にアクセスする権限を有する職員とその権限の内容を,当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は,保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は,アクセス権限を有する場合であっても,業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第10条 職員が,業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても,部局等責任者は,次に掲げる行為については,当該保有個人情報の秘匿性等その他の内容に応じて,当該行為を行うことができる場合を限定し,職員は,部局等責任者の指示に従い行うものとする。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第11条 職員は,保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には,部局等責任者の指示に従い,訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第12条 職員は,部局等責任者の指示に従い,保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに,必要があると認めるときは,耐火金庫への保管,施錠等を行うものとする。
(廃棄等)
第13条 職員は,保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には,部局等責任者の指示に従い,当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第14条 部局等責任者は,保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,台帳等を整備して,当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
2 管理者は,特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して,当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。
(個人番号の利用の制限)
第14条の2 管理者は,個人番号の利用に当たり,番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定する。
(個人番号の提供の求めの制限)
第14条の3 個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き,個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第14条の4 個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き,特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集・保管の制限)
第14条の5 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き,他人の個人番号を含む個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第14条の6 管理者は,特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし,物理的な安全管理措置を講ずる。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第14条の7 管理者は,保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下第14条の7から第20条(第15条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて,パスワード等(パスワード,ICカード,生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。なお,アクセス制御の措置内容は,第9条第1項により設定した必要最小限のアクセス権限を具体化するものでなければならない。
2 管理者は,前項の措置を講ずる場合には,パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに,パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第14条の8 管理者は,保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し,その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し,及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 管理者は,アクセス記録の改ざん,窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第14条の9 管理者は,保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて,当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため,保有個人情報を含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定,当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第14条の10 管理者は,保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため,当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第14条の11 管理者は,保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため,ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第14条の12 管理者は,不正プログラムによる保有個人情報の漏えい,滅失又は毀損の防止のため,ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消,把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第14条の13 職員は,保有個人情報について,一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には,その対象を必要最小限に限り,処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。保護管理者は,当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,随時,消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第14条の14 管理者は,保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,暗号化のために必要な措置を講ずる。職員は,これを踏まえ,その処理する保有個人情報について,当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,適切に暗号化を行う。なお,職員が行う暗号化には,適切なパスワードの選択,その漏えい防止の措置等を含むものとする。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第14条の15 管理者は,保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,当該保有個人情報の漏えい,滅失又は毀損の防止のため,スマートフォン,USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
(入力情報の照合等)
第15条 職員は,情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて,入力原票と入力内容との照合,処理前後の当該保有個人情報の内容の確認,既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第16条 部局等責任者は,保有個人情報の重要度に応じて,バックアップを作成し,分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第17条 部局等責任者は,保有個人情報に係る情報システムの設計書,構成図等の文書について外部に知られることがないよう,その保管,複製,廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第18条 部局等責任者は,保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第19条 部局等責任者は,保有個人情報の収納された端末(以下「端末」という。)の盗難又は紛失の防止のため,端末の固定,執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は,部局等責任者が必要があると認めるときを除き,端末を外部へ持ち出し,又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第20条 職員は,端末の使用に当たっては,保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう,使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
第7章 情報システム室等の安全管理
(入退管理)
第21条 部局等責任者は,保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに,用件の確認,入退の記録,部外者についての識別化,部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視,外部電磁的記録媒体等の持ち込み,利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。
2 部局等責任者は,保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合において,必要があると認めるときは,前項と同様の措置を講ずるものとする。
3 部局等責任者は,必要があると認めるときは,情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化,所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
4 部局等責任者は,情報システム室等及び保管施設の入退の管理について,必要があると認めるときは,立ち入りに係る認証機能を設定し,及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。),パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の管理)
第22条 部局等責任者は,外部からの不正な侵入に備え,情報システム室等に施錠装置,警報装置,監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 部局等責任者は,災害等に備え,情報システム室等に,耐震,防火,防煙,防水等の必要な措置及びサーバ等の機器の予備電源の確保,配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第8章 保有個人情報の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第23条 部局等責任者は,法第9条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には,原則として,提供先における利用目的,利用する業務の根拠法令,利用する記録範囲及び記録項目,利用形態等について書面を取り交わすものとする。
2 部局等責任者は,法第9条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には,安全確保の措置を要求するとともに,必要があると認めるときは,提供前又は随時に実地の調査等を行い措置状況を確認し,その結果を記録するとともに,改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 部局等責任者は,法第9条第2項第3号の規定に基づき行政機関又は独立行政法人等に保有個人情報を提供する場合において,必要があると認めるときは,前2項に規定する措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第24条 部局等責任者は,保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には,個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう,必要な措置を講ずるほか,契約書等に次に掲げる事項を明記するとともに,委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制,個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持,目的外利用の禁止等の義務
(2) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除,損害賠償責任その他必要な事項
2 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には,委託する保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,委託先における個人情報の管理の状況について,年1回以上の定期的検査等により確認するものとする。
3 委託先において,保有個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合には,委託先に第1項の措置を講じさせるとともに,再委託される業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて,委託先を通じて又は委託元自らが前項の措置を実施する。保有個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
4 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には,労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。
第9章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第25条 保有個人情報の漏えい等安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した職員は,当該認識をした時,直ちに当該保有個人情報を管理する部局等責任者に報告しなければならない。
2 部局等責任者は,被害の拡大防止,復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし,外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど,被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については,直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 部局等責任者は,事案の発生した経緯,被害状況等を調査し,管理者に報告するものとする。ただし,特に重大と認める事案が発生した場合には,直ちに管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 管理者は,前項の規定に基づく報告を受けた場合には,事案の内容等に応じて,当該事案の内容,経緯,被害状況等を学長に速やかに報告するものとする。
5 管理者は,事案の内容等に応じて,事案の内容,経緯,被害状況等について,文部科学省に対し,速やかに情報提供を行う。
6 部局等責任者は,事案の発生した原因を分析し,再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(公表等)
第26条 管理者は,事案の内容,影響等に応じて,事実関係及び再発防止策の公表,当該事案に係る保有個人情報の本人への対応(漏えい等が生じた保有個人情報に係る本人への連絡を含む。)等の措置を講ずるものとする。
2 公表を行う事案については,当該事案の内容,経緯,被害状況等について,速やかに総務省(行政管理局)に情報提供を行う。
第10章 監査及び点検の実施
(監査)
第27条 監査責任者は,保有個人情報の適切な管理を検証するため,第3条から第26条までに規定する措置の状況を含む本法人における保有個人情報の管理の状況について,定期に及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い,その結果を管理者に報告するものとする。
2 前項の監査は,保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて,実地監査を含めた重点的な監査として行うものとする。
(点検)
第28条 部局等責任者は,部局等における保有個人情報の記録媒体,処理経路,保管方法等について,定期に及び必要に応じ随時に点検を行い,必要があると認めるときは,その結果を管理者に報告するものとする
(評価及び見直し)
第29条 管理者,部局等責任者等は,監査又は点検の結果等を踏まえ,実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し,必要があると認めるときは,その見直し等の措置を講ずるものとする。
第11章 行政機関との連携
第29条の2 本法人は,「個人情報の保護に関する基本方針」(平成16年4月2日閣議決定)4を踏まえ,文部科学省と緊密に連携して,その保有する個人情報の適切な管理を行う。
第12章 雑則
第30条 この規程に定めるもののほか,保有個人情報の管理に関し必要な事項は,別に定めることができる。
 
 
附 則
 この規程は,平成18年4月1日から施行する。
附 則(平成27年3月26日改正) 
 この規程は,平成27年4月1日から施行する。 
附 則(平成27年12月25日)
 この規程は,平成27年12月25日から施行する。
附 則(平成28年3月25日)
 この規程は,平成28年4月1日から施行する。
 
 
 
別記様式第1号(第5条第1項関係)
別記様式第2号(第5条第2項関係)
別記様式第3号(第5条第3項関係)