佐賀大学 規程集

トップページに戻る
最上位 > 第11編 総務
国立大学法人佐賀大学個人情報ファイル簿及び個人情報の開示・訂正等に関する規程
(平成17年3月15日制定)
(趣旨) 
第1条 この規程は,国立大学法人佐賀大学個人情報保護規則(平成17年3月15日制定。以下「規則」という。)第16条及び第17条の規定に基づき,個人情報ファイル簿及び個人情報の開示・訂正等に関し,必要な事項を定めるものとする。 
(定義) 
第2条 この規程による用語の定義は,規則の定めによるもののほか,次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 「処理情報」とは,個人情報ファイルに記録されている個人情報をいう。
(2) 「ファイル保有目的」とは,個人情報ファイルを保有する目的をいう。
(3) 「ファイル記録項目」とは,個人情報ファイルに記録される項目をいう。
(4) 「ファイル記録範囲」とは,個人情報ファイルに記録される個人の範囲をいう。 
(個人情報ファイル簿の作成及び閲覧) 
第3条 個人情報ファイルについて,それぞれ次の各号に掲げる事項を記載した個人情報ファイル簿を作成し,一般の閲覧に供するものとする。
(1) 個人情報ファイルの名称
(2) 個人情報ファイルが使用に供される業務をつかさどる組織の名称
(3) ファイル保有目的
(4) ファイル記録項目及びファイル記録範囲
(5) 処理情報の収集方法
(6) 処理情報を外部に経常的に提供する場合には,その提供先
(7) 次条第1項の規定による申出を受け付ける組織の名称及び所在地
(8) 法令又は契約により,処理情報の内容の全部若しくは一部が書類に記載され,これらが既に処理情報の本人に交付されているとき,処理情報の本人が処理情報の内容の全部若しくは一部を知らせる旨の請求をすることができるとき,又は次条第1項の規定が適用される処理情報についてその内容の全部若しくは一部の訂正,追加若しくは削除(以下「訂正等」という。)に関し,特別の手続が定められているときは,その旨及び法令又は契約の名称 
2 前項の規定は,次の各号に掲げる個人情報ファイルについては,適用しないものとする。
(1) 本学の役員若しくは職員又はこれらの職にあった者に係る個人情報ファイルであって,専らその人事,給与若しくは福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するもの(職員の採用試験に関する個人情報ファイルを含む。)
(2) 専ら試験的な電子計算機処理の用に供するための個人情報ファイル
(3) 前項の規定により個人情報ファイル簿に掲載された個人情報ファイルに記録されている処理情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって,そのファイル保有目的,ファイル記録項目及びファイル記録範囲がこれらの事項の範囲内のもの
(4) 1年以内に消去することとなる処理情報のみを記録する個人情報ファイル
(5) 資料その他の物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する処理情報を記録した個人情報ファイルであって,送付又は連絡の相手方の氏名,住所その他送付又は連絡に必要な事項のみを記録するもの
(6) 本学の役員及び職員が学術研究の用に供するためその発意に基づき作成し,又は取得する個人情報ファイルであって,処理情報を専ら当該学術研究の目的のために利用するもの
(7) 処理情報の本人の数が1,000人に満たないもの
(8) 前各号に掲げる個人情報ファイルに準じるもの 
3 第1項の規定にかかわらず,ファイル記録項目の一部又は同項第5号若しくは第6号に掲げる事項を個人情報ファイル簿に記載することにより,ファイル保有目的に係る業務の適正な遂行を著しく阻害するおそれがあると認めるときは,そのファイル記録項目の一部又は事項を記載しないことができる。 
4 個人情報ファイル簿は,保有している個人情報ファイルを通じて一の帳簿とし,閲覧所において一般の閲覧に供するものとする。 
5 個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルについて,記載すべき事項に変更があったときは,直ちに,当該個人情報ファイル簿を修正するものとする。 
6 個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルについて,その保有をやめたとき,又はその個人情報ファイルが第2項第7号に該当するに至ったときは,遅滞なく,個人情報ファイル簿から当該個人情報ファイルについての記載を削除するものとする。 
(処理情報の開示等) 
第4条 処理情報の本人(当該処理情報の本人が未成年者又は成年被後見人である場合にあっては,その法定代理人を含む。)から,当該処理情報の本人に係る個人情報(個人情報ファイル簿に掲載されていない個人情報ファイルに記録されているもの及び第3条第3項の規定に基づき個人情報ファイル簿に記載しないこととされたファイル記録項目を除く。)について,書面により,その開示(処理情報が存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。)の申出があったときは,本人であることを確認の上,当該個人情報を開示するものとする。ただし,申出に係る処理情報について開示をすることにより,次の各号のいずれかに該当する場合には,当該個人情報の全部又は一部について開示しないことができる。
(1) 人の生命,身体,財産その他の利益を害すること。
(2) 次に掲げる業務のいずれかの適正な遂行に支障を及ぼすこと。
ア 立入検査その他法律の規定に基づく調査権の行使に関する業務
イ 学識技能に関する試験,資格等の審査,補償金,給付金等の算定その他これらに類する評価又は判断に関する業務
(3) 処理情報が第三者から取得した情報に係るものである場合において,当該第三者との協力関係又は信頼関係を損なう場合 
2 開示は,書面により行うものとする。ただし,開示の申出をした者の同意があるときは,書面以外の方法により開示をすることができる。 
3 第1項ただし書の規定に基づき処理情報の全部又は一部について開示をしないこととするときは,その旨及び理由を記載した書面を開示の申出をした者に交付するものとする。 
4 開示の申出をする者から手数料を徴収するものとする。 
5 開示の申出をする者から,前項の手数料の他郵送料を納付して,開示の申出に係る処理情報を記載した書面の送付の申出があったときは,これに応じるものとする。 
6 処理情報の開示又は不開示の旨の書面の交付(以下この条において「開示等」という。)は,申出のあった日から起算して30日以内に行うものとする。 
7 事務処理上の困難その他正当な理由により前項に規定する期間内に開示等をすることができないときは,開示等をすることができるに至った後遅滞なくこれをすれば足りる。この場合において,前項に規定する期間内に,開示の申出をした者に対し,前項の期間内に開示等をすることができない理由及び開示等の期限を書面により通知するものとする。
(処理情報の訂正等) 
第5条 処理情報の開示を受けた者から,書面により,開示に係る処理情報の訂正等の申出があったときは,申出に係る処理情報の内容の訂正等に関し,他に特別の手続が定められている場合を除き,ファイル保有目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い,その結果を開示の申出をした者に対し,書面で回答するものとする。 
2 前項の調査結果の回答を受けた者から,再度申出があったときは,前項と同様の処理を行うものとする。
(法令による処理情報の本人への交付等との関係) 
第6条 法令又は契約により,個人情報の内容の全部若しくは一部が書類に記載されこれらが既に個人情報の本人に交付されているとき,個人情報の内容の全部若しくは一部が公表され若しくは閲覧に供されているとき,又は本人が個人情報の内容の全部若しくは一部を知らせるべき旨の請求をすることができるときは,当該全部又は一部の個人情報については,第4条第1項の申出に応じないものとする。
(その他)
第7条 この規程に定めるもののほか,個人情報の開示及び訂正等の手続に関し,必要な事項は,別に定める。 
 
 
附 則
 この規程は,平成17年4月1日から施行する。