佐賀大学 規程集

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国立大学法人佐賀大学法人文書管理規程
(平成23年3月23日制定)
目 次
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は,公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第13条第1項の規定に基づき,国立大学法人佐賀大学(以下「本法人」という。)における法人文書の管理について必要な事項を定める。
(定義)
第2条 この規程において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。
(1) 法人文書 本法人の役員又は職員が職務上作成し,又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって,本法人の職員が組織的に用いるものとして,本法人が保有しているものをいう。ただし,次に掲げるものを除く。
ア 官報,白書,新聞,雑誌,書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ 特定歴史公文書等
ウ 公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号。以下「政令」という。)で定める研究所その他の施設において,政令で定めるところにより,歴史的若しくは,文化的な資料又は学術研究用の資料として特別な管理がされているもの
(2) 教育及び研究関係文書 前号の法人文書のうち,教員又は教員組織が主体となって管理するものをいう。
(3) 法人文書ファイル等 本法人における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう,相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。
(4) 法人文書ファイル管理簿 本法人における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために,法人文書ファイル等の分類,名称,保存期間,保存期間の満了する日,保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
(5) 部局等 事務局,リージョナル・イノベーションセンター,アドミッションセンター,キャリアセンター,国際交流推進センター,各学部,学校教育学研究科,全学教育機構,附属図書館,美術館,保健管理センター,共同利用・共同研究拠点,各学内共同教育研究施設及び医学部附属病院をいう。
(6) 部局長 前号に定める部局の長をいう。
(7) 課等 監査室並びに事務局及び医学部事務部の各課並びに教育学部,芸術地域デザイン学部,経済学部,理工学部及び農学部の事務部をいう。
第2章 管理体制
(総括文書管理者)
第3条 本法人に,総括文書管理者を置く。
2 総括文書管理者は,事務局長をもって充てる。
3 総括文書管理者は,次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製
(2) 法人文書の管理に関する必要な改善措置の実施
(3) 法人文書の管理に関する研修の実施
(4) 組織の設置,改組及び廃止に伴う必要な措置
(5) 法人文書ファイル保存要領その他この規程の施行に関し必要な細則の整備
(6) その他法人文書の管理に関する事務の総括
(副総括文書管理者)
第4条 本法人に,副総括文書管理者を置く。
2 副総括文書管理者は,総務部長をもって充てる。
3 副総括文書管理者は,前条第3項に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
(文書管理者)
第5条 本法人に,文書管理者を置く。
2 文書管理者は,課等の長をもって充て,当該課等の所掌事務に関する文書管理の実施責任者とする。
3 文書管理者は,その管理する法人文書について,次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 保存
(2) 保存期間が満了したときの措置の設定 
(3) 法人文書ファイル管理簿への記載
(4) 移管又は廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む。)等
(5) 管理状況の点検等
(6) 法人文書の作成,標準文書保存期間基準(以下「保存期間表」という。)の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導等
(文書管理担当者)
第6条 本法人に,文書管理担当者を置く。
2 文書管理担当者は,文書管理者が指名した当該課等の副課長又は専門職(当該課等に副課長又は専門職が置かれていない場合にあっては,当該課等の係長)をもって充て,当該文書管理者の事務を補佐するものとする。
3 文書管理者は,文書管理担当者を指名後,速やかに総括文書管理者にその氏名又は役職等を報告しなければならない。
第7条 教育及び研究関係文書の管理については,第5条第2項及び前条第2項の規定にかかわらず,部局長を文書管理者とし,当該部局長が指名した教員を文書管理担当者とする。 
(監査責任者)
第8条 本法人に,監査責任者を置く。
2 監査責任者は,監査室長をもって充てる。
3 監査責任者は,法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
(職員の責務)
第9条 職員は,法の趣旨にのっとり,関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い,法人文書を適正に管理しなければならない。
第3章 作成
(文書主義の原則)
第10条 役員又は職員は,文書管理者の指示に従い,法第11条において引用する法第4条の規定に基づき,法第1条の目的の達成に資するため,本法人における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本法人の事務及び事業の実績を合理的に跡付け,又は検証することができるよう,処理に係る事案が軽微なものである場合を除き,文書を作成しなければならない。
(別表の業務に係る文書作成)
第11条 別表に掲げられた業務については,当該業務の経緯に応じ,同表の法人文書の類型を参酌して,文書を作成するものとする。
(適切・効率的な文書作成)
第12条 文書の作成に当たっては,常用漢字表(平成22年内閣告示第2号),現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号),送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により,分かりやすい用字用語で適格かつ簡潔に記載しなければならない。
2 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式,資料等の情報については,ホームページを活用し職員の利用に供するものとする。
第4章 整理
(文書整理義務)
第13条 役員又は職員は,法人文書を作成又は取得したときは,次条及び第14条により,別表の法人文書保存期間基準表に基づき,当該法人文書について分類し,名称を付するとともに,保存期間及び保存期間の満了する日並びに保存期間が満了したときの措置を設定するものとする。
2 前項の法人文書で相互に密接な関連を有するものは,一の法人文書ファイルにまとめるものとする。
3 前項の法人文書ファイルについて分類し,名称を付するとともに,保存期間及び保存期間の満了する日並びに保存期間が満了したときの措置を設定するものとする。
(分類・名称)
第14条 法人文書ファイル等は,当該行政機関の事務及び事業の性質,内容等に応じて系統的に分類(別表に掲げられた業務については,同表を参酌して分類)し,分かりやすい名称を付さなければならない。
(保存期間)
第15条 文書管理者は,別表に基づき,保存期間表を定め,これを公表しなければならない。
2 文書管理者は,保存期間表を定め,又は改定した場合は,総括文書管理者に報告するものとする。
3 第13条第1項の保存期間の設定については,保存期間表に従い,行うものとする。
4 第13条第1項の保存期間の設定及び保存期間表においては,法第2条第6項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては,1年以上の保存期間を定めるものとする。
5 第13条第1項の保存期間の設定及び保存期間表においては,歴史公文書等に該当しないものであっても,本法人が適正かつ効率的に運営され,国民に説明する責務が全うされるよう,意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については,原則として1年以上の保存期間を定めるものとする。
6 第13条第1項の保存期間の設定においては,前2項の規定に該当するものを除き,次に該当する文書について保存期間を1年未満とすることができる。
(1) 別に正本・原本が管理されている法人文書の写し
(2) 定型的・日常的な業務連絡・日程表等
(3) 出版物,公表物を編集した文書
(4) 本法人の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答
(5) 明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書
(6) 意思決定の途中段階で作成したもので,当該意思決定に与える影響がないものとして,長期間の保存を要しないと判断される文書
(7) 保存期間表において,保存期間を1年未満と設定することが適当なものとして,業務単位で具体的に定められた文書
7 第13条第1項の保存期間の設定においては,通常は1年未満の保存期間を設定する類型の法人文書であっても,重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など,合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については,1年以上の保存期間を設定するものとする。
8 第13条第1項の保存期間の起算日は,法人文書を作成し,又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし,文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては,その日とする。
9 第13条第3項の保存期間は,法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
10 第13条第3項の保存期間の起算日は,法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし,ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては,その日とする。
11 第8項及び前項の規定は,文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては,適用しない。
第5章 保存
(法人文書ファイル保存要領)
第16条 総括文書管理者は,法人文書ファイル等の適切な保存に資するよう,次に掲げる事項を記載した法人文書ファイル保存要領(以下「保存要領」という。)を作成するものとする。
(1) 紙文書の保存場所・方法
(2) 電子文書の保存場所・方法
(3) 引継手続
(4) その他適切な保存を確保するための措置
2 前項の保存要領については,別に定める。
(保存)
第17条 文書管理者は,保存要領に従い,法人文書ファイル等について,当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間,適切に保存しなければならない。ただし,他の文書管理者等に引き継いだ場合は,この限りでない。
第6章 法人文書ファイル管理簿
(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)
第18条 総括文書管理者は,本法人の法人文書ファイル管理簿について,政令第15条の規定により,磁気ディスク(これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物を含む。)をもって調製するものとする。
2 法人文書ファイル管理簿は,総務部総務課に備えて一般の閲覧に供するとともに,インターネットで公表しなければならない。
3 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する場所を定め,又は変更した場合には,当該場所を官報で公示しなければならない。
(法人文書ファイル管理簿への記載)
第19条 文書管理者は,少なくとも毎年度1回,管理する法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について,政令第15条第1項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿(別記様式第1号)に記載しなければならない。
2 前項の記載に当たっては,独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「情報公開法」という。)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には,当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
3 文書管理者は,法人文書ファイル管理簿を,年1回以上定期的に更新するものとする。
4 文書管理者は,保存期間が満了した法人文書ファイル等について,移管し,又は廃棄した場合は,当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに,その名称,移管日又は廃棄日等について,総括文書管理者が調製した法人文書ファイル移管・廃棄簿(別記様式第2号)に記載しなければならない。
第7章 移管,廃棄又は保存期間の延長
(保存期間が満了したときの措置)
第20条 文書管理者は,法人文書ファイル等について,別表に基づき,保存期間の満了前のできる限り早い時期に,法第5条第5項の保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
2 前条第1項の法人文書ファイル等については,総括文書管理者の同意を得た上で,法人文書ファイル管理簿への記載により前項の措置を定めるものとする。
3 総括文書管理者は,前項の同意に当たっては,必要に応じ,独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
 
 (移管又は廃棄)
第21条 文書管理者は,総括文書管理者の指示に従い,保存期間が満了した法人文書ファイル等について,前条第1項の規定よる定めに基づき,独立行政法人国立公文書館に移管し,又は廃棄しなければならない。
2 文書管理者は,法人文書を廃棄するに当たっては,廃棄する法人文書の内容に応じた方法で行うものとし,当該法人文書に情報公開法第5条各号に規定する不開示情報が記録されているときは,当該不開示情報が漏えいしないようにしなければならない。
3 文書管理者は,保存期間を1年未満とする法人文書ファイル等であって,第15条第6項各号に該当しないものについて,保存期間が満了し,廃棄しようとするときは,同条第4項,第5項及び第7項に該当しないかを確認した上で,廃棄するものとする。この場合において,本法人は,あらかじめ定めた一定の期間の中で,この規程に基づき,どのような類型の法人文書等についていつ廃棄したのかを記録し,当該期間終了後速やかに一括して公表するものとする。
4 文書管理者は,第1項の規定により移管する法人文書ファイル等に,法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には,総括文書管理者の同意を得た上で,独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。この場合において,利用制限を行うべき箇所及びその理由について,具体的に記載するものとする。
(保存期間の延長)
第22条 文書管理者は,次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は,当該法人文書ファイル等の区分に応じ,当該各号に定める期間が経過する日までの間,当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において,一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは,それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間,保存しなければならない。
(1) 現に監査,検査等の対象になっているもの  当該監査,検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 開示請求があったもの 情報公開法第9条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
2 文書管理者は,保存期間が満了した法人文書ファイル等について,その職務の遂行上必要があると認めるときには,総括文書管理者の承認を得て,その必要な限度において,一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
3 文書管理者は,前2項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は,法人文書ファイル保存期間延長報告書(別記様式第3号)により延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
第8章 点検・監査及び管理状況の報告等
(点検・監査)
第23条 文書管理者は,自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について,少なくとも毎年度1回,点検を行い,法人文書管理状況点検結果報告書(別記様式第4号)によりその結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2 監査責任者は,法人文書の管理状況について,少なくとも毎年度1回,監査を行い,法人文書管理状況監査結果報告書(別記様式第5号)によりその結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
3 総括文書管理者は,点検又は監査の結果等を踏まえ,法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
(紛失等への対応)
第24条 文書管理者は,法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は,法人文書紛失及び誤廃棄報告書(別記様式第6号)により直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2 総括文書管理者は,前項の報告を受けたときは,速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理状況の報告等)
第25条 学長は,法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について,所定の報告書により毎年度,内閣府に報告するものとする。
第9章 研修
(研修の実施)
第26条 総括文書管理者は,職員に対し,法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ,又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
(研修への参加)
第27条 文書管理者は,総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
第10章 雑則
第28条 この規程に定めるもののほか,法人文書の管理に関し必要な事項は,別に定める。
 
 
附 則
1 この規程は,平成23年4月1日から施行する。
2 国立大学法人佐賀大学法人文書管理規程(平成16年4月1日制定)は,廃止する。
附 則(平成23年9月28日改正) 
 この規程は,平成23年10月1日から施行する。 
附 則(平成24年3月23日改正) 
 この規程は,平成24年3月23日から施行する。ただし,産学・地域連携機構の設置に係る改正規定及び事務局の主幹付の廃止に係る改正規定は,平成24年4月1日から施行する。 
附 則(平成25年6月26日改正) 
 この規程は,平成25年6月26日から施行する。 
附 則(平成26年3月26日改正) 
 この規程は,平成26年4月1日から施行する。 
附 則(平成28年3月25日改正) 
 この規程は,平成28年4月1日から施行する。 
附 則(平成29年9月27日改正)
 この規程は,平成29年10月1日から施行する。
附 則(平成30年3月28日改正) 
 この規程は,平成30年4月1日から施行する。
附 則(平成31年3月29日改正)
 この規程は,平成31年4月1日から施行する。
附 則(平成31年4月24日改正)
 この規程は,令和元年5月1日から施行する。
 
 
 
別表(第11,13,14,15,20条関係)法人文書保存期間基準 
別記様式第1号(第19条関係)法人文書ファイル管理簿 
別記様式第2号(第19条関係)法人文書ファイル移管・廃棄簿 
別記様式第3号(第22条関係)法人文書ファイル保存期間延長報告書 
別記様式第4号(第23条関係)法人文書管理状況点検結果報告書(文書管理者) 
別記様式第5号(第23条関係)法人文書管理状況監査結果報告書(監査責任者) 
別記様式第6号(第24条関係)法人文書紛失及び誤廃棄報告書(文書管理者)