佐賀大学 規程集

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国立大学法人佐賀大学法人文書ファイル保存要領
(平成24年3月23日制定)
 国立大学法人佐賀大学法人文書管理規程(平成23年3月23日制定)第10条第2項の規定に基づき,国立大学法人佐賀大学における法人文書ファイル等(法人文書ファイル及び単独で管理している法人文書をいう。以下同じ。)の適切な保存に資するため,以下のとおり法人文書ファイル保存要領を定める。
1 紙文書の保存場所・方法
(1)事務室における保存
① 年度ごとにまとめられた法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のもの)について,事務室においては,現年度の法人文書ファイル等と前年度の法人文書ファイル等とを区分して保存する。この場合,現年度の法人文書ファイル等の保存場所を職員にとってより使いやすい場所とするよう配意する。
② 年度末においては,新年度の法人文書ファイル等の保存スペースを空けるため,法人文書ファイル等の移動を行う。ただし,「継続的に利用する法人文書ファイル等」にあっては,現年度の保存場所で保存することができる。
③ 個人的な執務の参考資料の収納場所は,職員各自の机の周辺のみとする。
(2)書庫における保存
① 前々年度以前の法人文書ファイル等については,文書管理者が所属する部署が管理する書庫で保存する。ただし,継続的に利用する法人文書ファイル等にあっては事務室で保存することができる。
② 継続的に利用する法人文書ファイル等として継続して事務室で保存されている法人文書ファイル等については,年度末に,文書管理者が利用状況等を勘案し,書庫への移動を再検討する。
③ 個人的な執務の参考資料は書庫に置いてはならない。
(3)機密性の高い法人文書ファイル等
(1),(2)にかかわらず,機密性の高い法人文書ファイル等については,施錠のできる書庫・保管庫に保存し,不正な持出しや盗難を防ぐ措置を講ずるものとする。
(4)ファイリング用具及び書棚の表示と所在管理
① ファイリング用具の見出しや背表紙の表示については,別添様式のとおりとする。
② 書棚は,法人文書ファイル等の所在を明らかにするため,棚番号を付すとともに,法人文書ファイル等にも同一の番号を付し,所在管理を行う。
2 電子文書の保存場所・方法
(1)電子文書(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作成された法人文書をいう。以下同じ。)の正本・原本は,文書の改ざんや漏えい等の防止等に努めるとともに,当分の間(文書管理システム等の整備が行われるまでの間)は,当該電子文書を受領し,又は処理を行う文書管理担当者において,適切な記憶媒体により保存する。
(2)電子文書には,適切なアクセス制限を行う。
(3)長期に保存する電子文書については,国際標準化機構(ISO)が制定している長期保存フォーマットの国際標準等で保存するなど,利活用が可能な状態で保存する。
(4)電子文書は,情報セキュリティポリシーの規定に従い,必要に応じ,パスワードの設定,暗号化,電子署名の付与を行うとともに,バックアップを保存する。
3 引継手続
(1)文書管理者の異動の場合については,法人文書ファイル等の保管場所について後任者に引き継ぎを行うものとする。
(2)組織の新設・改正・廃止の場合の法人文書ファイル等の引継手続については,法人文書ファイル等の保管場所について新しい部署を設定し,又は引き継ぐ部署に引き継ぎを行うものとする。
4 その他適切な保存を確保するための措置
  ファイリング用具の見出しや背表紙等の表示内容について,法人文書ファイル管理簿の記載内容と齟齬が生じないよう,少なくとも毎年度一回,文書管理者が確認する。
  
 
別添様式