佐賀大学 規程集

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医学部附属病院の電子カルテシステムにおけるスキャンによる紙媒体の電子化及び保存に関する運用管理細則
平成27年9月2日 
制       定 
(趣旨)
第1条 この細則は,佐賀大学医学部附属病院医療情報システム運用管理規程(平成27年2月19日全部改正)第32条及び第33条の規定に基づき,佐賀大学医学部附属病院(以下「本院」という。)の電子カルテシステム(以下「電子カルテ」という。)におけるスキャンによる紙媒体の電子化を安全かつ合理的に実施し,保存の適正な管理を図るために必要な事項について定めるものとする。
(定義) 
第2条 スキャンによる紙媒体の電子化とは,診療の大部分が電子化された本院の電子カルテにあって,他院からの診療情報提供書や医療文書等のうち,やむを得ない事情で紙類が生じる場合,又は電子カルテ運用を開始し,電子保存を施行したが,施行前の診療記録等が紙で残り,一貫した運用ができない場合に限り,スキャナで読み取り,電子化することをいう。
(読み取り対象紙媒体) 
第3条 本院におけるスキャンによる対象紙媒体は,次に定めるところによる。
(1) 証明書
(2) 紹介状(他院からの診療情報提供書等)
(3) 同意書及び説明書
(4) 検査所見
(5) 手術及び麻酔記録
(6) 過去の診療記録類
(7) 本院の「文書管理システム」で作成した説明書をその後加筆(図示等を含む。)した説明書
(8) 診療,看護,リハビリ及び薬剤等の関連書類
(9) その他の診療記録委員会で認めた文書
(情報作成管理者) 
第4条 本院に情報作成管理者(以下「作成管理者」という。)を置く。
2 作成管理者は,診療記録センター長をもって充てる。
3 作成管理者は,スキャンにより電子化された情報と元の文書等から得られる情報とが,同等であることを担保する義務を負う。
4 作成管理者は,スキャン業務について職員を指導・監督し,適正な手続きで確実に実施されるための措置を講じなければならない。
(電子署名) 
第5条 電子署名は,病院長又は病院長の指名した本院の教職員の名義であること。
(スキャナの機能及び保存形式)  
第6条 本院において,紙媒体は300dpi,RGB各8ビット(24ビット)以上でスキャンを行うものとする。
2 紙媒体をスキャンした画像情報は,PDF形式で保存する。
(情報の作成) 
第7条 スキャンは,改ざんを防止するため,情報が作成されてから,又は情報を入手してから48時間以内に遅滞なく実施しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず,時間外診療等で機器の使用ができない等やむを得ない事情がある場合は,スキャンが可能になった時点で遅滞なく行うこととする。
3 スキャンは,原則として紙文書が発生した部署において遅滞なく実施しなければならない。
4 スキャンの実施要領は,別途定める。
(過去に蓄積された紙媒体等) 
第8条 過去に蓄積された紙媒体等をスキャンにより電子化及び保存する場合は,以下の項目を含む実施計画書を事前に作成する。
(1) 運用管理規程の作成と妥当性の評価
(2) 妥当性の評価は,医学部倫理委員会の承認を得ること。
(3) 作業責任者の特定
(4) 患者等への周知手段及び異議申立て対応
(5) 相互監視の実地体制
(6) 実施記録の作成及び記録項目
(7) 事後の監査人選定及び監査項目
(8) スキャンにより電子化を行ってから紙媒体等の破棄までの期間及び破棄方法
2 監査は,システム監査技術者やISACA認定等の適切な能力を持つ外部監査人によって行うこととする。
(事前周知) 
第9条 過去に蓄積した紙媒体等をスキャンにより電子化及び保存するため,その旨を病院ホームページに掲載し周知することとする。
2 前項において,患者から異議の申立てがあった場合は,電子化を行わないものとする。
(スキャンにより電子化した情報) 
第10条 スキャンにより電子化した情報は,その都度タイムスタンプを付与し,これを原本とする。
2 タイムスタンプは,「タイムビジネスに係る指針~ネットワークの安心な利用と電子データの安全な長期保存のために~」(総務省平成16年11月)で示されている時刻認証業務の基準に準拠し,財団法人日本データ通信協会が認定した時刻認証事業者のものを使用するものとする。
(個人情報保護) 
第11条 患者のプライバシー保護に十分留意し,個人情報保護を担保する。
(紙媒体等の保存期間と破棄方法) 
第12条 本院は,スキャンにより読み取った紙媒体等を診療記録センター管理下において一定期間保存するものとする。
2 前項の期間を経過した紙媒体等は,粉砕圧縮処理(5センチメートル角以内に粉砕した後に圧縮する)による機密抹消又は焼却処分するものとする。
3 保存する期間は,別に定める。
(雑則) 
第13条 この細則に定めるもののほか,スキャンにより電子化・保存及び廃棄するための必要な事項は,診療記録委員会が別に定める。
 
 
附 則 
 この細則は,平成27年9月2日から施行する。 
附 則(平成28年4月6日改正)
 この細則は,平成28年4月6日から施行し,平成28年4月1日から適用する。